Podaci o gostima u smještaju: šta zakon traži, šta čuvati i koliko dugo

Svaki pružalac smještaja (soba, apartman, kuća za odmor, seosko domaćinstvo) prikuplja lične podatke gostiju. Dio toga je obaveza po zakonu, a dio je vaš izbor. Na oba dijela se primjenjuje novi državni Zakon o zaštiti ličnih podataka (Službeni glasnik BiH 12/25). Tekst se odnosi na vlasnike smještaja u Republici Srpskoj.

Ukratko

• Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH objavljen je 28.2.2025, stupio na snagu 8.3.2025, a primjenjuje se od oktobra 2025, nakon isteka 210 dana od stupanja na snagu (član 120). Stari zakon iz 2006. više ne važi. Postojeće obrade treba uskladiti u roku od dvije godine od stupanja na snagu (član 116), dakle do 8.3.2027.
• Podaci gosta koje traži Zakon o ugostiteljstvu RS (knjiga gostiju, unos u centralni informacioni sistem) imaju pravni osnov: obaveza propisana zakonom. Ono što radite preko toga, na primjer kopiranje cijele lične karte, morate moći opravdati.
• Stranog gosta prijavljujete nadležnoj policiji ili Službi za poslove sa strancima najkasnije 12 sati od smještaja. Knjigu stranaca čuvate najmanje tri godine od dana zaključenja knjige (Zakon o strancima, član 103).
• Povreda podataka (izgubljen telefon sa listom gostiju, hakovan nalog) prijavljuje se Agenciji za zaštitu ličnih podataka BiH u roku od 72 sata kad je vjerovatno da ugrožava prava gostiju (član 35).
• Za ostale podatke gostiju zakon ne propisuje jedinstven rok čuvanja. Važi opšte pravilo da se podaci ne čuvaju duže nego što je potrebno za svrhu (član 7), pa sami odredite rok brisanja.

Na koga se odnosi

Na svakog ugostitelja koji prima goste i bilježi njihove podatke: preduzetnika, privredno društvo ili fizičko lice koje pruža smještaj. Zakon o zaštiti ličnih podataka se ne primjenjuje na čisto lične aktivnosti domaćinstva (član 5), ali primanje plaćenih gostiju to nije.

Šta treba uraditi

1. Vodite knjigu gostiju. Ugostitelj mora u svakom objektu držati tačno i ažurno vođenu knjigu gostiju. Podaci o domaćim gostima upisuju se u knjigu gostiju, a podaci o stranim gostima u knjigu stranih gostiju, po propisima o strancima. U knjigu gostiju se upisuje i JMB, u skladu sa zakonom o zaštiti ličnih podataka. Knjiga se može voditi i elektronski (Zakon o ugostiteljstvu RS, član 31).
2. Unosite goste u centralni informacioni sistem odmah nakon prijave gosta, a podatke o boravišnoj taksi odmah nakon odjave. Promjenu podataka unosite najkasnije za tri dana. Pristup sistemu je besplatan (član 12a), a vi obezbjeđujete internet vezu. Ako nema interneta, podatke privremeno upisujete ručno, u pisanom obliku, i kasnije unosite u sistem (član 12b).
3. Prijavite stranog gosta nadležnoj policiji ili Službi za poslove sa strancima u roku od 12 sati i vodite knjigu stranaca. Knjigu ovjeravate u Službi ili policiji po mjestu prebivališta, odnosno poslovnog sjedišta, čuvate je najmanje tri godine od zaključenja i na zahtjev je dajete na uvid ovlaštenom službenom licu (Zakon o strancima, član 103).
4. Prikupljajte samo potrebno. Zakon traži da podaci budu ograničeni na ono što je neophodno za svrhu (član 7). Zakon o ugostiteljstvu i Zakon o strancima traže upis podataka u knjigu i sistem, a ne kopiju isprave. Vrstu podataka za centralni sistem propisuje pravilnik ministra (član 12a stav 4). Ako ipak skenirate ili kopirate ličnu kartu ili pasoš, odredite svrhu, čuvajte kopiju zaključanu ili zaštićenu lozinkom i izbrišite je kad svrha prestane. Za sumnju se obratite Agenciji.
5. Recite gostu šta radite sa podacima, u trenutku prikupljanja: ko ste, zašto prikupljate podatke, pravni osnov, rok čuvanja ili kriterij za njega, i njegova prava, uključujući pravo prigovora Agenciji (član 15). Dovoljno je kratko obavještenje na recepciji ili u potvrdi rezervacije.
6. Za marketing tražite saglasnost. Ako gostov e-mail ili fotografiju želite koristiti za newsletter ili društvene mreže, to je posebna svrha. Saglasnost mora biti jasna i morate moći dokazati da ste je dobili (član 9).
7. Zaštitite podatke: knjiga u zaključanoj fioci, lozinke na telefonu i računaru, pristup samo osobama koje rade s gostima (član 34).
8. Vodite pisanu evidenciju obrade (ko, koji podaci, svrha, rok brisanja, mjere zaštite, član 32). Izuzetak za organizacije do 250 zaposlenih ne važi ako obrada nije povremena. Vođenje podataka o gostima je stalna djelatnost, pa evidenciju treba voditi. Dovoljna je jedna stranica u elektronskom obliku.
9. Dokumentujte svaku povredu podataka i prijavite je Agenciji u roku od 72 sata, uz razloge ako kasnite (član 35).

Rokovi i iznosi

• Prijava stranog gosta: 12 sati od smještaja.
• Knjiga stranaca: čuvanje najmanje tri godine od zaključenja knjige.
• Unos gosta u centralni informacioni sistem: odmah po prijavi, izmjene u roku od tri dana.
• Prijava povrede podataka Agenciji: do 72 sata.
• Novčane kazne po Zakonu o strancima, član 134 (za neprijavu stranca ili kašnjenje, neuredno vođenje ili nečuvanje knjige stranaca, uskraćivanje uvida): fizičko lice 200 do 800 KM, pravno lice 500 do 2.500 KM, odgovorno lice u pravnom licu 200 do 800 KM.
• Novčane kazne po Zakonu o ugostiteljstvu RS za neunošenje ili netačan unos u centralni informacioni sistem: za neunošenje propisanih podataka (član 12a), privredno društvo 1.500 do 6.000 KM i preduzetnik 1.000 do 4.000 KM (član 45); za kasni unos, neevidentiranje ručno ili netačne podatke (član 12b), privredno društvo 800 do 3.200 KM i preduzetnik 600 do 2.400 KM (član 47); fizičko lice 500 do 2.000 KM (član 49). Iznosi su iz integralnog (neslužbenog) teksta zakona, pa ih prije oslanjanja provjerite u Službenom glasniku RS.
• Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH sam ne propisuje novčane kazne, već za teške povrede upućuje na krivične zakone (član 115).

Gdje se obratiti

• Agencija za zaštitu ličnih podataka u BiH (Sarajevo), za pitanja o obradi podataka i prijavu povrede. Kontakt podatke potražite na zvaničnoj internet stranici Agencije.
• Opštinska uprava ili turistička organizacija u vašoj opštini, za pristup centralnom informacionom sistemu i pitanja o boravišnoj taksi.
• Služba za poslove sa strancima ili nadležna policijska stanica, za prijavu stranca i ovjeru knjige stranaca.
• Ministarstvo trgovine i turizma Republike Srpske, nadležno za centralni informacioni sistem.

Propisi i izvori

• Zakon o zaštiti ličnih podataka (Službeni glasnik BiH, broj 12/25)
• Zakon o strancima (Službeni glasnik BiH, broj 88/15), čl. 103 i 134. Tekst je iz broja 88/15, a kasnije izmjene provjerite u Službenom glasniku BiH.
• Zakon o ugostiteljstvu Republike Srpske (Službeni glasnik RS, br. 45/17 i 1/24), čl. 12a, 12b, 31, 45, 47 i 49, u Elektronskom registru propisa RS. Članovi su navedeni prema integralnom, neslužbenom tekstu zakona.